Les logiciels sont souvent vendus comme étant "prêts à l'emploi". Chez BrightAnalytics, c'est effectivement le cas.

Des gains de temps et d’efficacité considérables pour Sportoase

Depuis que Sportoase a commencé à utiliser BrightAnalytics pour ses rapports financiers, elle n’a fait que gagner en temps et en efficacité. Qu’il s’agisse de rapports mensuels, d’analyses de flux de trésorerie, de prévisions ou de l’élaboration de divers scénarios budgétaires dans le cadre de la situation Corona, le conseil d’administration et la direction opérationnelle ont aujourd’hui la mainmise sur les chiffres.

« Sportoase fait partie du Groupe Van Roey », explique le contrôleur Jonah Van Opstal. « Le Groupe Sportoase s’occupe du développement de nouveaux sites et de la gestion globale des filiales. En revanche, le suivi financier et le reporting sont assurés par le Groupe Van Roey ». Ils utilisent Navision pour coordonner la comptabilité de chaque société Sportoase, mais jusqu’à récemment, ils ne disposaient pas d’un programme unique permettant de créer une vue d’ensemble pour tout le groupe. « Pour générer des données pour l’ensemble des sites, nous nous comportons avec Excel », explique Jonah. « Après avoir exporté les données par site, nous avons tout rassemblé pour obtenir un chiffre consolidé. Bien sûr, c’était très fastidieux ».

Prêt à l’emploi

C’est par l’intermédiaire de KBC que l’entreprise a découvert BrightAnalytics. « Lorsque nous avons eu droit à une courte démonstration, nous avons immédiatement remarqué à quel point le programme était intuitif », poursuit Jonah. « Tout était évident et il n’était pas nécessaire d’être un spécialiste technique pour s’y mettre. De plus, les informations que nous voulions pouvoir extraire des chiffres étaient déjà disponibles. Disposant en interne d’un spécialiste en BI, nous avions déjà envisagé de créer nos propres rapports. Mais avec BrightAnalytics, tous nos besoins étaient déjà satisfaits. Le choix a donc été vite fait ».

Un mois et demi après que les données ont été rassemblées et que le groupe Van Roey a reçu une brève formation, ils utilisaient déjà activement BrightAnalytics. « Comme c’est souvent le cas avec les logiciels, ils nous ont été vendus comme étant ‘prêts à l’emploi’. Il reste toujours à voir si cela se vérifie dans la pratique. Mais avec BrightAnalytics, c’était vraiment le cas. De plus, nous pouvions compter sur un excellent service. Après la mise en œuvre, on nous a dit que nous pouvions désormais contacter l’équipe d’assistance pour poser nos questions. À l’époque, je me suis demandé si nous serions aidés aussi rapidement. Mais sur ce point également, nous n’avons que des éloges à faire : une question reçoit toujours une réponse dans les 24 heures. »

Ajustement des budgets en fonction de la pandémie

Aujourd’hui, les rapports financiers et opérationnels de Sportoase sont établis par le biais de la plateforme. « Le plus grand avantage pour nous est que nous disposons maintenant de données consolidées pour toutes les entreprises, ce qui facilite les comparaisons. Auparavant, nous devions consulter les coûts de l’eau un par un, alors qu’aujourd’hui ils sont clairement affichés côte à côte par simple pression d’un bouton. De plus, des indicateurs de performance clés (KPI) définis par l’entreprise elle-même montrent d’un coup d’œil la situation de l’entreprise ».

Sportoase communique ses chiffres à deux niveaux : à la direction opérationnelle des sites, d’une part, et au conseil d’administration, d’autre part. « Nous avons commencé à utiliser BrightAnalytics pour le conseil d’administration. Notre directrice financière utilise désormais la plateforme elle-même, par exemple pour une réunion du conseil d’administration, car elle lui permet d’accéder rapidement à toutes les données disponibles. En fait, c’est la seule source qu’elle consulte désormais. »

Par la suite, les responsables opérationnels ont également été autorisés à y accéder. « Une fois que nous aurons clôturé le mois, ils pourront consulter eux-mêmes leurs chiffres, les comparer avec le budget et demander des explications si nécessaire. De plus, ils peuvent visualiser les chiffres selon différentes dimensions analytiques: par branche, ou par département, par exemple (la branche piscine, la branche fitness…). Il s’agit d’une information intéressante pour un gestionnaire. Dans le passé, cela ne pouvait se faire que par des détours et de manière complexe, alors qu’aujourd’hui nous disposons de résultats analytiques rapides. Un site qui vient d’ouvrir ses portes peut en outre filtrer tous les coûts encore liés à la construction, pour ne conserver que les coûts d’exploitation purs ».

Aujourd’hui, la gestion opérationnelle utilise également BrightAnalytics pour la budgétisation. « Auparavant, ils devaient utiliser notre logiciel de comptabilité pour cela. Cependant, BrightAnalytics est plus convivial, ce qui réduit le seuil de recherche d’informations. Il est également très facile de créer différents scénarios de budgets. Cela s’est déjà avéré très utile à la suite de la situation de Corona. Nous travaillons dans un contexte très changeant : si nous établissons d’abord un budget en supposant 12 mois de fonctionnement normal, mais qu’il est ensuite décidé lors d’un comité de consultation que la partie récréative des piscines doit être fermée, nous pouvons très simplement créer une nouvelle version du budget ».

Analyse des flux de trésorerie et prévision des résultats

En outre, Jonah utilise également BrightAnalytics pour fournir une analyse des flux de trésorerie à Sportoase. « C’est souvent ce que prévoient les bilans d’entreprise, par exemple à la fin de l’année. Mais les banques accordent également une grande importance aux analyses de flux de trésorerie. Auparavant, nous devions à nouveau nous contenter d’Excel, dans lequel nous retapions tout à la main. Ce n’est plus un problème. Une autre valeur ajoutée pour nous est que BrightAnalytics vous permet de choisir la manière dont vous souhaitez présenter votre compte de résultat. Nous avons opté pour un compte de résultat qui permet à la direction de mieux comprendre les chiffres en mettant en évidence certains centres de coûts dont nous savons qu’ils sont très importants pour elle. Pensez par exemple au personnel enseignant, au personnel intérimaire, aux services publics…. Enfin, nous pouvons également établir des prévisions au niveau du compte de résultat. Les données réelles sont alors complétées par une prévision pour les mois restants, ce qui nous donne une idée de la situation à la fin de l’année. C’est crucial aujourd’hui, étant donné que nous opérons dans un secteur qui a été durement touché par les mesures et que les banques veulent savoir si nous serons en mesure de faire face à nos obligations de financement ».