Nous pouvons désormais contrôler nous-mêmes les chiffres et les indicateurs clés de performance sur une base quotidienne.

Travailler avec des chiffres de manière plus indépendante, plus efficace et plus proactive

Jusqu’à présent, l’entreprise innovante BM Engineering de Courtrai avait un aperçu de ses chiffres actuels une fois par trimestre : un comptable externe consolidait et filtrait alors les transactions interentreprises à partir des données d’environ sept comptes. Pour une entreprise en pleine croissance, cela pourrait être beaucoup plus dynamique, et ils ont donc choisi BrightAnalytics, qui s’est connecté à leur environnement SAAS Yuki.

« Notre activité – en partie due à des acquisitions dans le passé – est répartie sur plusieurs entreprises avec une société holding au-dessus », commence Jan Leye, PDG et fondateur. « En conséquence, nous avons environ sept comptes, que nous avons transférés à Yuki il y a environ deux ans. Nous voulons consolider tous ces chiffres et nous devons être en mesure de filtrer les transactions intersociétés. Notre comptable externe avait l’habitude de le faire une fois par trimestre pour nous, mais nous ne disposions pas de chiffres en temps réel.

BM Engineering a également effectué un certain nombre de calculs d’indicateurs de performance clés, pour lesquels elle a exporté des données de divers programmes vers Excel, afin de suivre les performances des différents départements de l’entreprise. « Nous devions également travailler manuellement pour cela », poursuit Caroline Claeren, Office Manager, « ce qui prenait énormément de temps. Par conséquent, nous n’avons pas pu préparer le rapport sur les ICP plus d’une fois par trimestre. Il fallait que cela change. »

Avec l’ambition de pouvoir créer une vision plus indépendante, plus efficace et plus proactive, BM Engineering s’est mis à la recherche d’une solution. « Nous avons contacté BrightAnalytics et un autre fournisseur, mais nous avons rapidement opté pour BrightAnalytics. Cela s’explique par leur démonstration en ligne, qui était très convaincante. Le fait qu’ils aient déjà des contacts avec Yuki a également été un atout pour nous. Le fait qu’ils soient, comme nous, basés en Flandre occidentale a été un atout supplémentaire pour nous », déclare Jan.

De la démonstration à la mise en œuvre : la satisfaction du client en ligne de mire

Entre-temps, BrightAnalytics fonctionne chez BM Engineering depuis un an et Jan et Caroline sont très enthousiastes. « Caroline a assuré à elle seule la réussite de la mise en œuvre du système », déclare Jan. « Chez BrightAnalytics, nous avons un interlocuteur très compétent qui nous a aidés tout au long du processus. Vous sentez que cette entreprise met l’accent sur la satisfaction du client. De la démo à la signature du contrat et de l’ensemble du processus d’importation des données historiques à la réponse à nos questions. En un temps incroyablement court, BrightAnalytics a été mis en œuvre et fonctionne. S’il y a un problème occasionnel – ce qui peut évidemment arriver – il est toujours résolu très rapidement ».

« Je sens qu’il y a un jeune groupe de personnes prêtes à aider », confirme Caroline. « Lorsque j’appelle, ils veulent toujours m’aider immédiatement. Aujourd’hui, nous n’en avons pas besoin très souvent car le système ne tombe pas facilement en panne. Nous ne les contactons que lorsque nous voulons commencer quelque chose de nouveau ».

Le comptable externe de l’entreprise a également été étonné de la rapidité avec laquelle la plate-forme a été mise en place et exploitée. Aujourd’hui, il utilise BrightAnalytics pour l’ingénierie BM, ce qui lui permet d’économiser une bonne partie du travail. « De plus, nous pouvons désormais contrôler nous-mêmes les chiffres et nos indicateurs clés de performance pratiquement tous les jours », ajoute Caroline. « Un jour après le chargement des factures dans Yuki, nous avons déjà un aperçu des chiffres actuels, alors qu’auparavant il y avait un délai de trois mois. Et ce, avec beaucoup moins de travail manuel.

Plus de discussion sur les chiffres

De plus, comme chaque chef de service a eu accès à BrightAnalytics, il semble qu’il y ait moins d’ambiguïtés sur les chiffres. « Les partenaires voient leurs chiffres pour le mois et peuvent également cliquer sur le niveau de facturation s’ils ont des questions à poser. Cela permet d’accroître la transparence interne », explique Jan. « Tout le monde connaît le flux : les données passent de notre progiciel de gestion intégré Team Leader Orbit à Yuki, puis à BrightAnalytics. Cela n’est plus remis en question, ce qui était le cas auparavant parce que cela impliquait beaucoup de travail manuel, ce qui donnait lieu à de nombreuses vérifications supplémentaires. »

De plus, avec l’arrivée de BrightAnalytics, il est également devenu possible pour BM Engineering d’établir un budget. « Nous ne l’avons pas fait jusqu’à récemment parce que nous n’avions pas les outils nécessaires pour contrôler les budgets. Aujourd’hui, c’est parfaitement possible avec BrightAnalytics. C’est ce que j’aime dans ce logiciel : il n’y a pas de point final. Il y a encore des possibilités en plus de celles que nous utilisons déjà. Je pense que nous allons nous asseoir avec BrightAnalytics l’année prochaine pour voir comment nous pouvons utiliser encore plus de fonctionnalités, par exemple en termes de gestion de trésorerie et de rapports opérationnels. C’est ainsi que nous continuons à nous développer, et que BrightAnalytics grandit avec nous ».