En cochant simplement une case, j'élimine les transactions intersociétés des chiffres.

Consolider en un clin d’œil

Suivre et consolider facilement les transactions inter-sociétés : c’est un must pour le groupe Linum. En effet, l’entreprise possède une quinzaine de sociétés dans différents pays, dont une avec une monnaie différente. Eline Demeulemeester, Finance Business Partner, donne un aperçu des performances financières du groupe grâce à BrightAnalytics. Et… il s’avère que cela peut parfois déjà conduire à une certaine compétitivité entre les directeurs d’agence.

« Lorsque j’ai rejoint l’entreprise il y a environ trois ans, j’ai immédiatement été autorisé à mettre en œuvre BrightAnalytics », déclare Eline avec enthousiasme. « Jusqu’alors, nous travaillions avec Excel pour les rapports financiers : les données étaient extraites de Centric FINACC – notre système ERP – et chargées dans Excel. Cependant, comme le groupe Linum compte une quinzaine de petites et grandes entreprises, les chiffres de toutes ces sociétés devaient être mis côte à côte et nécessitaient souvent toutes sortes de manipulations, y compris pour la consolidation. C’était un travail considérable, peu efficace et qui prenait énormément de temps ».

Case à cocher

Par l’intermédiaire de son auditeur externe VGD, Linum Group a découvert la solution de BrightAnalytics. « N’ayant jamais travaillé avec de tels outils avant de commencer à travailler ici, je ne peux évidemment pas faire de comparaison. Mais BrightAnalytics fonctionne si bien pour moi qu’il n’y a pas lieu de le remettre en question. Aujourd’hui, l’ensemble de notre reporting financier passe par BrightAnalytics : de la clôture mensuelle pour nos sociétés belges à la clôture trimestrielle pour nos filiales étrangères. »

Eline utilise également le système pour suivre les réservations, vérifier que les frais mensuels sont bien pris en compte dans le système et pour la consolidation. « Nous comptons un grand nombre de transactions interentreprises entre nos sociétés. En cochant simplement une case, je peux l’éliminer des chiffres. Cela nous permet d’avoir une vue d’ensemble des chiffres sans ces transactions, d’un simple clic de souris. En outre, je peux facilement vérifier si, pour chaque vente interentreprises effectuée par l’une de nos sociétés, il y a également un achat effectué par une autre société au cours de la même période ».

Mises à jour automatiques et manuelles

Le fait qu’Eline puisse effectuer elle-même les mises à jour manuelles dans BrightAnalytics est pour elle un atout important. « Le système effectue naturellement une mise à jour automatique tous les soirs: c’est à ce moment-là que les données sont lues à partir de Centric FINACC. Mais lorsque je travaille moi-même sur les chiffres pendant la journée, j’aime pouvoir faire des mises à jour manuelles par la suite. Je vois ainsi immédiatement les résultats en temps réel et je sais si tout est correct dans le système. Par ailleurs, je décide des entreprises dont je veux voir ou regrouper les chiffres. Pour le directeur allemand, par exemple, je présente les deux entreprises allemandes dans une seule vue d’ensemble. Pour notre filiale suisse, il est pratique de pouvoir présenter les chiffres – en fonction de l’objectif – à la fois en euros et en francs suisses ».

Pour l’instant, Eline est la seule à travailler avec BrightAnalytics. Il télécharge les rapports et les distribue ensuite à la direction et à d’autres personnes, mais à l’avenir, il est envisagé qu’elles consultent elles-mêmes les rapports dans le système. « Nous décidons ensuite qui voit quels chiffres et nous ne donnons aux utilisateurs l’accès qu’à la période pour laquelle les chiffres sont déjà effectivement clôturés. Ainsi, tout le monde parle de la même chose. Ceci est d’autant plus vrai que la présentation de BrightAnalytics est claire et conviviale et qu’elle est identique pour toutes les entreprises. Lors de la réunion de direction de la semaine dernière, cela a déjà donné lieu à des moments cocasses lorsque les directeurs d’agence ont commencé à comparer les performances de leur(s) entreprise(s) et que l’esprit de compétition a refait surface. Ce qui est également pratique, c’est que notre auditeur externe peut accéder au système et voir nos chiffres en direct. Si je les contacte pour leur poser une question, ils peuvent immédiatement consulter les chiffres ».

Enfin, elle évoque la coopération avec BrightAnalytics : « Si j’ai une question ou un problème, j’obtiens toujours une réponse très rapidement. Lorsque nous avons voulu ajouter notre nouvelle entreprise autrichienne au système, le lien a été établi en quelques jours seulement. Ce que j’apprécie également, c’est que BrightAnalytics nous demande notre avis avant une mise à jour planifiée. Ils prennent en compte ce dont nous, en tant que clients, avons besoin dans nos opérations quotidiennes. Très bien ! »