Le gain de temps est de loin le plus grand avantage de cet outil de reporting

House of talents automatise sa gestion des rapports avec VGD

L’entrepreneur moderne fixe la barre de plus en plus haut pour son département financier. De nouvelles technologies pour accroître l’efficacité apparaissent comme des champignons, pour automatiser un nombre croissant d’aspects des processus administratifs et comptables.

La transformation numérique dans la finance est un défi passionnant. Comme le travail fastidieux de saisie disparaît progressivement, l’attention se porte désormais sur l’analyse et l’interprétation afin de piloter l’organisation de manière plus ciblée.

Le reporting financier devient de plus en plus important

Patricia Everaert, Professeure de comptabilité à l’UGent : « Il y a 20 ans, il était surtout important de faire un rapport une fois par an. Aujourd’hui, c’est impensable, et les rapports sont établis au moins trimestriellement.

L’information rapide est importante car le monde évolue aussi très vite. C’est donc un avantage pour les entreprises de faire beaucoup de rapports, et de le faire sous un angle spécifique. Cela aide à savoir si des progrès sont réalisés avec la stratégie particulière.

Il est utile de faire des rapports au niveau global pour pouvoir identifier où exactement se trouve la cause d’une évolution. Les questions que nous pouvons alors nous poser sont : pouvons-nous en tirer des opportunités ou des meilleures pratiques à mettre en œuvre dans d’autres entités ? » ajoute Everaert.

Automatisation des rapports financiers et opérationnels

House of Talents est un prestataire de services RH spécialisé dans les profils en pénurie, tels que les infirmiers, les techniciens, les ingénieurs et les bouchers. Ils sont actifs dans le recrutement et la sélection, la dotation en personnel de projet et l’intérim.

Doris Boterberg, CFO House Of Talents : « House Of Talents a été fondée par notre CEO il y a environ dix ans. Aujourd’hui, l’entreprise a un chiffre d’affaires de 120 millions d’euros et emploie environ 1200 personnes.

« Par le passé, le reporting était fait sur Excel. C’était une question plutôt complexe en raison de la présence d’une multitude d’entreprises et de différentes lignes d’activité. Nous avons également constaté que c’était un processus très chronophage. En bref, il y avait un besoin très concret de la part de la direction et des actionnaires de développer le reporting des chiffres financiers et opérationnels de manière intuitive. »

Rapports opérationnels et financiers adaptés à l’utilisateur

Le groupe de services RH recherchait, et a trouvé, une plateforme de reporting commune, mais avait également besoin d’un partenaire pour donner substance au reporting.

Philippe Van Den Bossche, CFO Services Manager chez VGD : « À ce moment-là, nous nous sommes assis avec Doris et son équipe. Cela s’est traduit par un plan d’action dans lequel nous sommes d’abord partis d’une perspective financière. Concernant le reporting financier, nous avons connecté divers packages comptables avec la plateforme BrightAnalytics.

Les données qui en résultent sont visualisées dans des rapports clairs de P financiers, de bilan, de flux de trésorerie et plus encore. Ces rapports fournissent à la fois à la direction et aux actionnaires un aperçu continu des performances financières de l’entreprise. »

De plus, nous avons créé des rapports opérationnels sur mesure, dans lesquels nous donnons aux directeurs généraux des différentes lignes d’activité les informations et les outils dont ils ont besoin pour gérer leur partie de l’entreprise.

La nouvelle forme de gestion financière d’entreprise a nécessité une adaptation de la part des employés et des actionnaires de House Of Talents. Ils étaient habitués aux anciens fichiers Excel.

Philippe accorde également beaucoup d’importance à la phase finale : « Former les gens est souvent l’une des dernières phases mais aussi l’une des plus importantes. Cela relève entièrement de la gestion du changement. Une telle plateforme n’est évidemment pas uniquement utilisée par des financiers expérimentés. C’est pourquoi il est très important de leur donner un outil très intuitif à utiliser, afin que les personnes ayant une expérience financière limitée puissent également s’y retrouver et, surtout, prendre la bonne décision sur la base des informations dont elles disposent. »

Gain de temps de 60 %

Les entreprises collaboratrices reconnaissent les avantages d’une méthode de reporting plus efficace.

Doris Boterberg : « Le plus grand avantage de travailler avec cet outil de reporting est le gain de temps que nous obtenons grâce à l’automatisation des tâches routinières. Je pense que si nous devions le mesurer ou le quantifier, cela a permis un gain de temps d’environ 60 % pour notre contrôleur. »

Philippe Van Den Bossche : « Le reporting n’est certainement pas uniquement utile pour les très grandes entreprises : toute entreprise qui réalise qu’une intuition n’est plus suffisante pour vraiment gérer, ainsi que chaque entreprise qui fait encore beaucoup de reporting dans le format Excel chronophage, peut bénéficier du reporting automatisé. »

Source : VGD, https://blogbe.vgd.eu/nl/optimaal-beheer/cfo-services/case/kanaal-z-house-of-talents-optimaliseert-managementrapportering, 7 octobre 2019