"BrightAnalytics était la cerise sur le gâteau dans la transition de la comptabilité papier à la comptabilité numérique."

La base des décisions

Passer d’un système de comptabilité sur papier à une solution numérique rapide était la tâche de Dries Holvoet lorsqu’il a rejoint De Laet & Van Haver. L’entreprise était passée d’une petite boucherie à bien plus.
Avec cinq entreprises, le moment était venu pour des rapports financiers et opérationnels automatisés. Depuis lors, le logiciel BrightAnalytics a fourni la base des décisions stratégiques.

“Tout a commencé avec une seule boucherie à Hove,” commence le directeur général Dries Holvoet.
“Mais au fil du temps, notre organisation a grandi, et aujourd’hui nous avons cinq entreprises. L’accent a toujours été mis sur la viande : nous visons à offrir des produits de charcuterie et de viande de qualité. L’accent n’était pas mis sur la comptabilité moderne. Le comptable traitait les chiffres, mais rien de plus n’était fait avec eux ; nous n’étions pas une entreprise axée sur les données.”

Cela a changé lorsque Dries est arrivé. “J’ai été embauché pour mettre en œuvre une transformation et passer de la comptabilité papier à une solution numérique rapide, afin que nous ayons une base plus solide pour soutenir notre croissance. Une partie de cela consistait à baser nos décisions davantage sur les chiffres. J’ai cherché un outil qui pourrait nous soutenir dans cela, et j’ai trouvé important que nous puissions à la fois analyser et visualiser les données. De plus, je voulais pouvoir restreindre certaines données en attribuant différents rôles, car tout le monde dans l’organisation n’a pas besoin de tout voir.”
Il a comparé deux solutions potentielles, y compris BrightAnalytics. “Le contact agréable avec le département commercial de BrightAnalytics et le fait que notre comptable ait recommandé cet outil m’ont convaincu. Un avantage supplémentaire était que BrightAnalytics avait déjà des intégrations avec notre package comptable.”

Des décisions bien fondées

Trois ans après la mise en œuvre de la plateforme, BrightAnalytics est maintenant fréquemment utilisé par divers profils au sein de l’organisation. “BrightAnalytics était la cerise sur le gâteau dans la transition de la comptabilité papier à numérique. Il permet aux chiffres de parler à un groupe plus large de personnes, allant du personnel opérationnel dans l’usine au propriétaire de l’entreprise, qui peut régulièrement consulter à la fois les chiffres comptables et opérationnels. Si je vois des collègues au loin avec un écran bleu, je sais qu’ils travaillent dans BrightAnalytics. Nous nous référons maintenant beaucoup plus fréquemment à nos chiffres. Par exemple, lorsque le département des ventes soupçonne qu’un segment de clientèle particulier devient plus important, nous avons le réflexe de le vérifier et de voir ce que ce segment représente réellement en termes de revenus. Aujourd’hui, les chiffres sont plus souvent un argument dans les décisions qu’ils ne l’étaient auparavant. Et cela grâce à BrightAnalytics, qui rend cela très visible. De plus, le système permet à différentes personnes de visualiser les données sous différents angles. Par exemple, il y a différents rôles pour quelqu’un dans ma position, un responsable des ventes ou un responsable de magasin.”

Surveillance des marges brutes

Le fait qu’il n’y ait qu’une communication unidirectionnelle entre BrightAnalytics et le système ERP motive également Dries à encourager les employés à vraiment s’engager et à explorer les possibilités de BrightAnalytics. “Dans notre système ERP, de tels incidents se sont produits dans le passé,” explique-t-il. “Un collègue a une fois extrait une statistique qui a involontairement radié des données actives qui devaient encore être envoyées à la comptabilité. Cela ne peut pas arriver avec BrightAnalytics car il n’envoie rien de retour au système ERP. Cela rend tout le monde à l’aise pour essayer quelque chose de nouveau dans BrightAnalytics ou effectuer une recherche. Ils savent qu’ils ne peuvent pas se tromper.”

Dries lui-même travaille dans le système environ trois fois par semaine. “Pas une semaine ne passe sans consulter BrightAnalytics, pour diverses raisons. Les applications que nous utilisons le plus fréquemment sont le reporting de gestion pour la finance et Commandes vs. Factures pour les opérations. Le reporting de gestion présente visuellement des chiffres importants de manière attrayante. L’application financière nous permet de surveiller de près nos marges brutes. Par exemple, avec la hausse des prix il y a quelques années, nous avons pu démontrer clairement l’impact. De plus, nous ajoutons également certains indicateurs spécifiques à l’entreprise nous-mêmes, ce qui nous permet d’afficher un certain nombre de nos propres ratios.”

Cas d’affaires pour de nouveaux marchés

De plus, Dries et ses collègues préparent également des réunions de vente, la planification et l’estimation des volumes de production en utilisant BrightAnalytics. “En quelques clics, je peux savoir combien de viande hachée a été vendue aux boulangers pour faire des roulés à la saucisse. Je ne pourrais jamais trouver cela aussi rapidement dans notre système ERP. Comme cela est possible avec BrightAnalytics, nous utilisons activement ces fonctionnalités dans les ventes et les prévisions. Je peux également créer des codes pour différents types de clients, ce qui me permet d’approfondir encore plus les données. La grande chose à propos de ce système est qu’il offre plusieurs packages standard, donc nous n’avons pas à réinventer la roue à chaque fois. Commandes vs. Factures en est un bon exemple. Et si je veux apporter une modification, je peux la demander au service client. BrightAnalytics a beaucoup investi dans cela, et leur service est excellent aujourd’hui. Ma personne de contact est très proactive : de temps en temps, elle me contacte pour me demander s’il y a autre chose qu’elle peut faire pour moi.”

Grâce à BrightAnalytics, je peux maintenant également consulter tous les volumes de clients et de fournisseurs dans les entreprises d’un simple clic. “Cela concerne des questions qui couvrent nos entreprises. C’est quelque chose que je peux sans aucun doute gérer plus efficacement avec l’option interentreprises de BrightAnalytics. Ce sera probablement notre prochaine étape,” conclut-il.