BrightAnalytics a non seulement prouvé qu'elle était parfaitement compatible avec Exact Online, mais elle a également livré dans le mois.

Une croissance rapide mais maîtrisée pour Bavet

Pour la société gantoise Bavet, qui compte actuellement 17 restaurants de spaghettis et qui ouvrira bientôt un 18e établissement à Ostende, le ciel est la limite de la croissance. Mais de manière contrôlée, s’il vous plaît. Et c’est ce désir qui a conduit Bavet à s’associer à BrightAnalytics à la fin de l’année 2019.

« Nous voulons connaître les performances de tous nos restaurants », explique Céline De Paepe, responsable des finances. « Il est très important pour nous de savoir quels sont nos meilleurs sites et quels sont ceux qui sont un peu moins performants, afin de pouvoir intervenir rapidement si nécessaire. Nous voulons mettre les différents sites côte à côte, afin de comparer les chiffres financiers. L’utilisation de notre logiciel comptable Exact Online n’a pas fonctionné. J’y vois une grosse pile de données et je dois exécuter des tableaux, sélectionner des données, etc. avant d’arriver à une conclusion. Tant que nous n’avions qu’un nombre limité de sites, cela fonctionnait : nous faisions des téléchargements à partir du programme de comptabilité et établissions manuellement un fichier Excel via le centre de coûts. Mais à partir de 17 succursales, ce n’est plus possible ».

Des chiffres actualisés à tout moment

Bavet s’est mis à la recherche d’un outil qui ne les obligerait plus à être statiques. « Nous recherchions une solution qui soit mise à jour quotidiennement avec les nouvelles informations provenant du logiciel de comptabilité », explique Céline. « La rapidité de livraison a également joué un rôle pour nous. BrightAnalytics s’est non seulement avéré capable de se connecter parfaitement à Exact Online, mais a également réussi à nous livrer dans le mois. »

Depuis lors, les chiffres du programme de comptabilité sont mis à jour chaque nuit dans BrightAnalytics. Pour Céline, le fait de disposer d’une vision en temps réel des chiffres constitue une avancée considérable. « De plus, je peux cliquer sur un bouton pour effectuer un transfert manuel de données au cours de la journée. Par exemple, lorsque je viens de faire une ou plusieurs réservations importantes. Ensuite, je vois immédiatement son effet dans les rapports. Aujourd’hui, il est devenu très facile de détecter les points faibles et d’intervenir très rapidement.

De plus, le fait qu’un courriel soit automatiquement envoyé le soir si une cartographie particulière ne se déroule pas correctement lui donne l’assurance qu’elle peut se fier aux chiffres. « Nous sommes en plein essor et nous ouvrons beaucoup de nouveaux sites », dit-elle. « Il arrive parfois que nous ajoutions soudainement un compte à notre plan comptable, mais que j’oublie de le mapper dans BrightAnalytics. Ce courriel du soir est une sécurité supplémentaire pour moi. »

Suivi des restaurants à proximité

De plus, la présentation et la construction des tableaux de bord sont entièrement personnalisées en fonction des besoins du spécialiste des spaghettis. « Nous avons pu adapter la structure à nos besoins. Nous voyons plusieurs lignes avec, par exemple, le coût de la nourriture ou des boissons.Le tableau n’est pas perturbé par des lignes qui ne s’appliquent pas à nous mais qui pourraient s’appliquer à d’autres entreprises. Il est donc très facile de travailler avec BrightAnalytics. Comme il n’y a par ailleurs qu’un nombre limité de filtres – entreprise, centre de coûts, mois… – le système fonctionne de manière très intuitive ».

Les chiffres sont discutés chaque mois avec la direction opérationnelle, qui a d’ailleurs eu accès à BrightAnalytics elle-même. Sur cette base, les services opérationnels mènent également des discussions sur les performances avec les restaurants. « De par ma position, c’est donc à mon tour que je peux succéder à notre comptable junior », explique Céline. « A-t-elle comptabilisé le loyer ou le gaz et l’électricité pour tous les sites ? Cela me permet de vérifier rapidement, par exemple dans le cadre d’un contrôle de la TVA, si les chiffres sont corrects et si tout a bien été enregistré. Je choisis mon site comme centre de coûts, je marque un mois donné et j’obtiens ensuite la présentation de tous les sites, côte à côte, avec les différentes recettes et les différents coûts. Je peux aussi comparer les performances d’un site sur plusieurs mois, par exemple pour mieux comprendre les coûts de maintenance.

Récemment, Céline a également commencé à utiliser l’option permettant d’insérer des commentaires dans les rapports. « Lorsque je consulte les chiffres et que je constate, par exemple, que les coûts de maintenance pour un site particulier sont plus élevés que d’habitude, je peux en trouver la raison et expliquer ce chiffre par le biais d’un commentaire. De cette façon, les opérations peuvent immédiatement voir d’où vient le chiffre. Cela évite les doubles recherches et les questions.

Court sur la balle

Enfin, grâce à BrightAnalytics, Bavet n’a pas besoin d’attendre la fin du mois pour avoir déjà une idée du résultat attendu pour ce mois, ajoute Céline. « Toutes les factures ne sont pas encore comptabilisées au début d’un mois, mais en combinant les données comptabilisées dans BrightAnalytics avec les données salariales, par exemple, nous pouvons encore prédire peu après la fin du mois quels seront les chiffres mensuels approximatifs. Cela nous permet d’être proactifs et dene pas perdre de temps ».