"Lorsque vous travaillez à l'échelle internationale avec différentes devises et différents logiciels de comptabilité, vous avez besoin d'une plateforme capable de tout intégrer. C'est ce que fait BrightAnalytics pour nous".

-Bas de Haan, directeur financier
"Chez BrightAnalytics, le lien avec les progiciels de comptabilité de nos trois sites était déjà établi ou pouvait l'être."
- Bas de Haan, directeur financier

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Aperçu multidevises : facile et en un coup d’œil

Que faire lorsque les différentes administrations de votre entreprise se trouvent non seulement dans des pays différents, mais utilisent également des logiciels comptables et des devises différentes ? Soit les rapports deviennent une corvée, soit vous optez pour un outil qui relie tout. L’entreprise néerlandaise Blue Billywig, qui a des bureaux à Hilversum, Stockholm et Singapour, a opté pour cette dernière solution. Et pour BrightAnalytics.

« Les trois bureaux de Blue Billywig utilisent chacun un logiciel comptable différent », explique Bas de Haan, directeur des finances. « Aux Pays-Bas, il s’agit d’Exact Online, en Suède de Fortnox et à Singapour de Xero. En outre, ces administrations établissent leurs rapports dans leur propre devise. Dans nos rapports de gestion, nous voulons naturellement que tous les chiffres soient consolidés. Auparavant, nous utilisions Visionplanner à cette fin, ce qui fonctionne bien pour une administration purement néerlandaise et fournit un aperçu suffisant. Cependant, dès que vous travaillez à l’échelle internationale avec des devises et des logiciels comptables différents, vous avez besoin d’une plateforme capable d’intégrer tout cela. Jusqu’à récemment, nous préparions des rapports trimestriels dans Google Sheets, mais nous avons rapidement pris du retard. De plus, nous voulions passer à des rapports mensuels et, de préférence, hebdomadaires ou même quotidiens. C’est à ce moment précis que BrightAnalytics nous a contactés. Il est surprenant de constater que ce genre de chose arrive toujours au bon moment ».

Mise en œuvre sans impact sur l’activité

Une réunion a rapidement été organisée pour une présentation, après quoi les actionnaires de Blue Billywig ont également été impliqués et une démonstration a été faite de ce qui était possible avec BrightAnalytics. « Parce qu’ils nous avaient contactés, nous avons d’abord examiné les autres possibilités qui s’offraient à nous », poursuit M. Bas. « Certains devaient d’abord être construits manuellement, comme Power BI. Mais nous avons également envisagé de passer à un logiciel d’administration unique pour tous les sites. Cependant, cela impliquait des coûts de mise en œuvre élevés si nous voulions l’adapter à nos besoins. Avec BrightAnalytics, il y a également eu des coûts de mise en œuvre, mais entre-temps, nous avons pu continuer à faire travailler nos administrations actuelles comme d’habitude avec leur progiciel de comptabilité bien connu. Cela nous a beaucoup plu. Nos collaborateurs sont habitués à travailler dans leur paquet spécifique. Le passage à un nouveau système est une étape importante. Le lien avec les systèmes de nos trois sites était soit déjà établi chez BrightAnalytics, soit ouvert à l’établissement d’un tel lien. Tout le monde pouvait continuer à travailler pendant qu’un outil était déposé, sans que cela n’affecte l’activité en cours.« 

Cela a également donné à Bas de l’espoir pour l’avenir. Après tout, l’entreprise a l’intention de poursuivre sa croissance. « Nous savons maintenant que si nous voulons ouvrir de nouveaux pays à l’avenir, il nous suffira d’y acheter un logiciel local que nous connecterons ensuite à BrightAnalytics. Même si l’API n’est pas encore disponible, cela peut être réalisé. J’apprécie vraiment le fait qu’ils réfléchissent avec nous », déclare-t-il. « Les employés de BrightAnalytics ont un esprit d’entreprise : il est toujours possible de discuter et éventuellement de développer ou de redéfinir des choses.

Diverses devises converties en euros au taux du jour

En fin de compte, BrightAnalytics était au point à peine deux semaines plus tard. « Les liens étaient là, les budgets ont été lus et le projet a été maintenu », explique M. Bas. « En termes de mise en œuvre, il nous a fallu peu de temps pour démarrer. Aucune formation n’a été nécessaire. On nous a donné quelques explications, mais sinon le système est tellement intuitif et perspicace que nous avons rapidement découvert par nous-mêmes comment il fonctionnait. Notre contact dans les ventes nous a conduit au collègue du service clientèle, qui a ensuite pris en charge notre coopération en douceur. Lorsqu’il s’agit d’un problème plus technique, elle fait appel aux bonnes personnes pour le résoudre. Vous savez, c’est bien d’avoir un point de contact unique, mais en fin de compte, vous voulez que les choses soient résolues rapidement. Peu importe alors qui le fait, pourvu que cela se produise. Notre contact au service clientèle s’en charge ».

Depuis lors, les chiffres de Blue Billywig peuvent être consultés quotidiennement et les différentes devises sont également converties en euros au taux de change du jour. « De cette manière,nous avons un aperçu des chiffres consolidés à tout moment de la journée« , poursuit M. Bas. « Nos actionnaires en particulier l’apprécient beaucoup : il leur suffit de se connecter, d’insérer des critères de sélection et ils voient ce qu’ils veulent voir. Cela facilite également la collaboration avec les services financiers. Bien sûr, il y a toujours des factures à saisir ici et là, mais au jour le jour, les chiffres sont en hausse. Accurater n’est tout simplement pas possible. En même temps, nous avons économisé une énorme quantité de travail manuel et minimisé le risque d’erreur ».

Visibilité permanente des données réelles et des prévisions

En outre, Blue Billywig utilise également BrightAnalytics pour la budgétisation. « Nous avions aussi l’habitude de le faire dans Google Sheets, mais comme nous y faisions des ajustements manuels, c’était une source d’erreurs. Dans cet outil, nous pouvons saisir un budget annuel et créer ensuite une prévision glissante sur une base trimestrielle. De cette manière, nous disposons en permanence de nos prévisions en plus des données réelles. De plus, vous pouvez jouer avec différents scénarios et prendre ainsi des décisions plus facilement ».

Outre les rapports financiers, Blue Billywig prévoit d’établir des rapports opérationnels par le biais de BrightAnalytics à l’avenir. « Cependant, comme nous n’utilisons pas encore notre système ERP à son plein potentiel, nous voulons attendre un peu plus longtemps. En outre, nous pouvons encore développer l’utilisation des rapports financiers de BrightAnalytics, par exemple en utilisant également le module de flux de trésorerie. Il est agréable de pouvoir découvrir le système étape par étape et de ne pas devoir tout faire en même temps, ce qui entraînerait une surcharge de travail. Nous pouvons d’abord mettre en place les bases, puis nous développer facilement. »

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Les avantages de BrightAnalytics selon Blue Billywig :

  • Risques d’erreurs minimisés
  • Un gain de temps considérable
  • Des chiffres consolidés toujours à jour pour l’ensemble des sites et des devises
  • Aperçu permanent des données réelles et des prévisions glissantes
  • Accès facile et intuitif pour la direction et les actionnaires

Vous vous demandez ce que BrightAnalytics peut faire pour vous ?

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À propos de Blue Billywig

Nespresso, TUI, Lidl, Ahold, Business Insider… : tous font appel à la plateforme vidéo en ligne tout-en-un de la société néerlandaise Blue Billywig, une scale-up SaaS avec des bureaux à Hilversum, Stockholm et Singapour. La plateforme offre un large éventail de fonctionnalités, allant de la gestion du contenu vidéo à la monétisation, en passant par l’hébergement et la diffusion adaptative. Le studio vous permet de créer vos propres vidéos interactives, ce qui vous permet d’entrer en contact avec vos spectateurs. La plateforme est assortie d’une assistance et d’un service d’experts.