Tous les problèmes de reporting que nous avions ont été résolus en reliant notre progiciel de comptabilité à BrightAnalytics.

Des rapports à forte intensité de main-d’œuvre aux rapports proactifs

Pour le groupe Van Wellen, qui compte plus de 40 entreprises, l’établissement de rapports était jusqu’à récemment une véritable corvée. Les différents logiciels comptables, l’absence de comparaisons automatiques et le contexte des transactions inter-sociétés et des consolidations ont fait perdre du temps et de l’énergie au directeur financier Tom Bolsens. Mais depuis qu’il s’est associé à BrightAnalytics, cette situation appartient au passé.

Rapports financiers pour BrightAnalytics

« Avant l’arrivée de BrightAnalytics, j’étais à la traîne au lieu d’être proactif « , commence Tom. « Nous disposons d’un bon logiciel de comptabilité, facile à utiliser, mais il n’est pas assez performant en termes de reporting, car notre groupe compte plus de 40 sociétés. Je devais me connecter séparément pour la plupart de ces sociétés afin de récupérer les chiffres, et je ne pouvais pas faire de comparaisons automatiques entre les années ou les sociétés. Pour d’autres, nous travaillions alors avec des prestataires de services financiers externes, qui me fournissaient leurs chiffres dans des formats souvent différents. Je saisissais tout dans Excel, société par société, et j’y effectuais des manipulations. Il va sans dire que cela demandait énormément de travail et n’était pas du tout convivial ».

Le fait que le groupe Van Wellen, spécialisé dans l’immobilier logistique dans le port d’Anvers et à Grobbendonk, ainsi que dans la promotion immobilière résidentielle, connaisse lui aussi une croissance soutenue, n’a pas facilité les choses. « De nouvelles entreprises et de nouveaux sites étaient régulièrement ajoutés, ce qui nécessitait également des rapports. En outre, dans la perspective d’une croissance future, notre actionnaire souhaitait pouvoir consulter les chiffres plus rapidement afin de prendre des décisions, d’établir des plans de liquidité et des plans futurs. »

Connexion avec presque tous les logiciels de comptabilité

Un outil de reporting professionnel devait donner à Tom un aperçu rapide et précis des chiffres, faciliter les comparaisons, permettre l’établissement du budget, mais aussi faciliter la détection des transactions inter-sociétés et des consolidations. « Et si possible, je voulais aussi être en mesure d’assurer le suivi des clients et des fournisseurs », explique Tom. « Nous avons d’abord envisagé de remplacer notre logiciel de comptabilité, mais comme il avait été optimisé entre-temps, nous avons opté pour un module complémentaire de reporting. Notre banque m’avait parlé de BrightAnalytics. Lorsque j’étais sur le point de les contacter, ils m’ont appelé eux-mêmes. La démonstration m’a immédiatement convaincu et je n’ai plus jamais contacté d’autres fournisseurs.

Trois semaines plus tard, Tom a pu afficher les premiers rapports dans BrightAnalytics. « Relier l’outil de reporting à notre logiciel de comptabilité a été un jeu d’enfant, du moins c’est ce qu’il nous a semblé (rires). Ce qui se passe en coulisses, bien sûr, je ne le sais pas. Le fait que BrightAnalytics dispose de plus de 100 connecteurs lui permettant de se connecter à presque tous les logiciels de comptabilité a été un avantage supplémentaire pour nous. Ainsi, aujourd’hui, je peux voir les chiffres de toutes nos entreprises dans un seul rapport, y compris celles pour lesquelles un partenaire externe s’occupe de la comptabilité. En ce sens, tous les problèmes que nous avions ont été résolus en connectant notre logiciel de comptabilité à BrightAnalytics.

Rapports de gestion et concordance entre les sociétés

Tom note également la facilité avec laquelle il est possible d’établir des rapports de gestion et de détecter les transactions interentreprises. « BrightAnalytics fait le lien entre les chiffres et j’établis moi-même les rapports. J’ai été étonné de voir à quel point tout s’est bien passé. De toute façon, il y a souvent une différence entre une démo et une pratique, mais ici, les promesses ont été effectivement tenues. Il a suffi de mettre en place une fois le reporting de gestion et de relier le plan comptable de nos 40 entreprises au compte de reporting de gestion approprié ».

« La semaine dernière, nous avons acquis une autre société. J’ai informé BrightAnalytics, j’ai obtenu le code inter-sociétés et le lendemain, j’ai vu les chiffres de cette société dans la plateforme et j’ai pu les intégrer directement dans nos rapports. En outre, il est très facile de faire une comparaison entre les différentes entreprises, les exercices financiers, les écarts les plus importants, …. Bref, je peux désormais analyser nos chiffres beaucoup mieux et plus rapidement et réagir de manière proactive. Le service que je reçois est donc lui aussi de premier ordre. Si je pose une question, j’obtiens une réponse quelques heures plus tard. Et c’est important pour moi.

Temps gagné

Il affirme que depuis qu’il a commencé à travailler avec BrightAnalytics, il a gagné énormément de temps, ce qui rend les clôtures non seulement plus rapides, mais aussi plus qualitatives. « Grâce à l’appariement interentreprises, je peux facilement voir si une transaction a déjà été comptabilisée dans toutes les entreprises concernées. Cette information est affichée sous la forme d’une mosaïque de carreaux pour chaque entreprise. Si une tuile est verte, tout va bien. L’orange ou le rouge indiquent une incohérence. De cette manière, il est devenu très facile de s’assurer que les performances interentreprises correspondent à la clôture.

À l’avenir, Tom prévoit également d’établir des rapports opérationnels à l’aide de cet outil. « J’aime aborder les choses étape par étape. Une fois que la comptabilité ordinaire est prête, nous commençons à établir le budget pour toutes les entreprises. Viennent ensuite la consolidation et, si nécessaire, la planification des liquidités. Le fait que l’outil puisse le faire et évoluer avec nous me rassure ».