Maintenant, je suis sûr que tous les participants à une réunion ont les mêmes chiffres sous les yeux, en utilisant les mêmes définitions.

1 entreprise, 100 employés, 1 vérité

Lorsque, en tant qu’entreprise, vous décidez de changer de cap stratégique, cela a des conséquences sur vos activités. Il en va de même pour le groupe de Flandre occidentale Huyzentruyt: depuis 2018, l’entreprise se concentre uniquement sur le développement de projets, et non plus sur la passation de marchés. Une belle occasion, selon eux, de mettre d’emblée toute la méthode de travail à l’épreuve de la lumière. Et donner le feu vert à l’élaboration d’un outil de reporting financier et opérationnel adéquat.

« Depuis 2018, notre mission est de construire des logements abordables sur des terrains privés pour les investisseurs et les propriétaires », commence avec enthousiasme le directeur financier Willem Declercq. « Ce faisant, nous voulons rendre le processus de construction aussi simple que possible pour nos clients. Et leur offrir un excellent rapport qualité-prix. À cette fin, nous avons rendu notre approche du projet extrêmement efficace. Par exemple, nos clients viennent choisir tous les matériaux de leur nouvelle maison en un seul endroit – dans notre toute nouvelle salle d’exposition située dans les anciens bâtiments de l’usine – et nous construisons toutes les maisons d’un projet donné en une seule fois, qu’elles soient déjà vendues ou non. »

L’excellence opérationnelle d’abord

Mais l’efficacité est également une priorité absolue dans la poursuite des opérations depuis 2018. Il s’avère que ce n’est pas le cas lorsqu’il s’agit d’établir des rapports. « Auparavant, non seulement il n’existait que peu de rapports, mais ils étaient également établis entièrement à la main », poursuit Willem. « Avec tous les inconvénients que cela comporte : les rapports étaient établis tardivement, ce qui signifiait que l’on n’avait pas le temps d’examiner les chiffres. Si vous constatiez une erreur, il était presque impossible de la corriger dans le rapport en cours. De plus, nous recevions les rapports sur papier : le filtrage rapide de certaines informations n’était possible qu’avec le stylo fluorescent. Et comme chaque service utilisait une méthode de reporting différente, chacun avait sa propre vérité ».

Dans un souci d’excellence opérationnelle, les choses devaient changer. « Nous avons commencé à chercher un bon outil de reporting. Il devait être intuitif et convivial, avec une présentation agréable. Dans les coulisses, les chiffres peuvent être complexes, mais à l’écran, l’utilisateur ne devrait rien remarquer de tout cela. Nous voulions également pouvoir cliquer sur les détails. Enfin, comme chaque département disposait à l’époque de son propre système de reporting – et de son propre logiciel – nous avons estimé qu’il était également important que l’outil puisse être relié à tous ces programmes ».

Traduire la complexité en facilité d’utilisation

Le groupe Huyzentruyt a d’abord contacté six fournisseurs, mais a rapidement opté pour un partenariat avec BrightAnalytics et VGD, explique notre contrôleur financier Dimka Buyse. « Nous avons immédiatement été séduits par la facilité d’utilisation et la convivialité de BrightAnalytics. En outre, l’outil pouvait non seulement se connecter à nos autres logiciels tels qu’Excel et Centric, mais aussi à des éléments développés en interne. En outre, nous avons constaté qu’une grande partie de ce dont nous avions besoin était déjà fournie par défaut. Mais comme notre activité est très spécifique et que notre comptabilité matière est complexe, nous ne pouvions pas nous contenter d’extraire les données de la comptabilité pour établir des rapports en temps réel. BrightAnalytics a donc fait appel à son partenaire VGD : il a comblé le fossé entre les financiers comme nous et les informaticiens de BrightAnalytics.

Nous avons déterminé avec Horsum les rapports nécessaires. Ensuite, VGD nous a aidés à obtenir les données nécessaires de nos systèmes pour créer ces rapports. Ce faisant, ils nous ont poussés à réfléchir un peu plus en profondeur. Ainsi, ensemble, nous avons traduit la complexité de nos opérations en rapports conviviaux dans BrightAnalytics. Dans les délais prévus et dans les limites de notre budget. Nous savons que ce n’est pas toujours évident avec les logiciels. Un tandem solide ! »

Une vérité

Entre-temps, des rapports financiers ont été mis en place, mais aussi des rapports opérationnels et un tableau de bord avec des indicateurs de performance clés. « Et si nous sommes satisfaits », s’amuse Dimka. « Les chiffres sont devenus non seulement clairs, mais aussi instructifs. Le temps que nous passions à préparer des rapports est désormais libéré pour nous permettre d’approfondir les chiffres. Nous pouvons analyser en temps réel, ajuster ce qui ne va pas et voir le résultat de cet ajustement d’un simple clic de souris. De plus, comme des contrôles sont intégrés, nous pouvons être sûrs que les données sont correctes ».

Willem ajoute que pour lui, la flexibilité limitée pour l’utilisateur final – la direction et les employés – est un atout supplémentaire important. « Nous voulions un rapport standard pour tout le monde. Si le système offre trop de flexibilité à l’utilisateur final, à long terme, vous aurez à nouveau toutes sortes de façons de faire des rapports. Et encore une fois, chacun dit sa propre vérité. Je préfère alors écouter attentivement les besoins des différents départements et leur proposer un rapport qui fonctionne. De cette façon, je suis sûr que tous les participants à une réunion ont les mêmes chiffres sous les yeux et qu’ils ont utilisé les mêmes définitions pour cela ».

J’attends avec impatience la suite

Le fait que Groep Huyzentruyt, BrightAnalytics et VGD continuent aujourd’hui à travailler d’arrache-pied sur des rapports supplémentaires n’est pas une surprise. « La direction et nos employés en veulent toujours plus et attendent impatiemment des rapports supplémentaires. Dimka a du mal à répondre à la demande. C’est pourquoi nous allons même bientôt recruter un deuxième contrôleur ! » Avec Dimka et Willem, il se concentrera notamment sur l’élaboration de rapports sur les projets. « Nous avions l’habitude de résumer ce que nous gagnions par an pour l’ensemble des projets. Mais les promoteurs de projets veulent pouvoir voir les chiffres par projet, et ce sur plusieurs années. Ce sera désormais possible. Il y aura également un rapport sur la gestion de la trésorerie, un autre sur la budgétisation et un autre sur les projets en cours de développement. Nous allons donc être occupés pendant un certain temps », s’amuse Willem.