Tout est consolidé en un seul endroit, mais l'avantage clé de BrightAnalytics est que nous pouvons approfondir et analyser les écarts dans les moindres détails.

Combler l’écart entre les tableurs et ERP

10 000 clients, plus de 250 produits différents, quatre entités dans deux pays – c’est une quantité considérable de données pour un directeur financier chargé de piloter une entreprise. Pour Truls Vad Fjeldberg, directeur financier de Trainor, il était évident qu’un outil professionnel apporterait une valeur ajoutée considérable en rendant toutes ces données accessibles – non seulement d’un point de vue financier, mais également au niveau opérationnel. Depuis lors, BrightAnalytics aide à orienter l’entreprise dans la bonne direction.

“L’essence de mon travail ne consiste pas tant à rapporter des chiffres, mais plutôt à comprendre ce qui se cache derrière”, commence Truls. Il y a quelque temps, il a contacté BrightAnalytics car Trainor avait besoin d’un outil de consolidation financière. Le groupe d’entreprises se compose de quatre entités en Norvège et en Suède. Jusqu’alors, l’entreprise s’était appuyée sur des tableurs pour les rapports – initialement développés par les précédents directeurs financiers et ajustés et mis à jour selon les besoins. “Maintenir les tableurs à jour et précis était une tâche immense“, poursuit Truls. “Je souhaitais une solution plus robuste qui puisse non seulement consolider toutes les informations en temps réel, mais aussi rester indépendante des différents systèmes ERP utilisés au sein de notre groupe d’entreprises. Ceux-ci incluent différentes plateformes telles que Fortnox et Visma.net.”

Avant de rejoindre Trainor, Truls avait travaillé dans une autre entreprise confrontée à des défis similaires. “Cette entreprise avait des entités réparties dans le monde entier. J’y étais directeur financier par intérim et j’ai initié la recherche d’un outil pour aider à la consolidation et au reporting financier. Nous avons envisagé de mettre en place un seul grand système ERP pour toutes les entités. Cependant, cela s’est avéré difficile, car des adaptations locales étaient toujours nécessaires dans différents pays. J’ai alors découvert BrightAnalytics, qui pouvait être superposé aux divers systèmes ERP. Pour nous, c’était le parfait compromis entre opter pour un grand système ERP unique et s’appuyer sur des tableurs.” A-t-il comparé BrightAnalytics avec des solutions similaires chez Trainor ? “Non, nous devions agir rapidement, j’avais déjà fait la comparaison dans mon entreprise précédente. Je savais que c’était une solution solide, donc la décision a été prise rapidement.”

À la fois flexible et robuste

Lorsque Trainor a été acquis peu après, cela a introduit un défi supplémentaire en termes de reporting. Dès lors, il y avait deux types de reporting : le reporting de gestion interne et le reporting de groupe. “Heureusement, nous utilisions déjà BrightAnalytics à ce moment-là. L’outil nous permet de cartographier les comptes de manière flexible et robuste pour répondre aux deux exigences de reporting. De plus, nous opérons avec différentes structures de comptes en Norvège et en Suède.” BrightAnalytics consolide tout en un seul endroit tout en nous permettant également d’approfondir et d’analyser les écarts en détail. Cela facilite la récupération des informations dont nous avons besoin. Contrairement à un système statique ou à un tableur lié à un système ERP, BrightAnalytics rend simple le travail avec les chiffres. C’est un avantage significatif pour nous, étant donné que nous suivons plusieurs normes de reporting. On me demande parfois pourquoi nous n’avons pas opté pour PowerBI. D’après mes expériences passées, je sais que cet outil ne fournit pas d’alertes lorsque quelque chose ne va pas, comme lorsqu’il y a un changement dans la source de données. Bien que nous puissions potentiellement effectuer des analyses similaires, nous passerions beaucoup plus de temps sur la configuration et la maintenance.

Gestion des ventes et développement de produits

Après avoir mis en œuvre avec succès le reporting financier – y compris les comptes de résultat, les bilans, la budgétisation, la reprévision et l’analyse des flux de trésorerie – Trainor a de plus en plus commencé à utiliser le logiciel à des fins analytiques. Cela incluait des insights au niveau des produits, des segments de clients et des fournisseurs. Truls explique : « Nous avons environ 10 000 clients et approximativement 250 produits différents. Une tâche clé pour nous est d’analyser qui achète quoi. Gérer des données à une telle échelle est un véritable défi. Disposer d’un outil qui nous fournit ces insights est essentiel pour comprendre notre activité. BrightAnalytics nous aide à le faire mieux qu’avant. Les chiffres que nous extrayons de BrightAnalytics guident notre département des ventes et le développement de produits, et informent nos discussions avec les fournisseurs. Cela signifie que nous n’utilisons pas seulement le logiciel pour le reporting financier, mais aussi pour piloter l’entreprise. »

Chez Trainor, tous les niveaux de direction ont accès au système, bien qu’avec des droits d’accès différents. « Le directeur des opérations l’utilise au niveau opérationnel, et le service commercial peut extraire les données qui leur sont pertinentes. Le PDG, quant à lui, dispose d’une vue claire de la performance financière de l’entreprise sans avoir à envoyer de courriel. La possibilité de définir des droits d’accès individuels constitue un avantage majeur : elle garantit que tout le monde ne voit pas tout et rend également le système plus facile à utiliser. Les utilisateurs ne sont pas submergés d’informations superflues. C’est l’une des raisons pour lesquelles l’outil est accessible aux profils non financiers – ce qui ne serait pas le cas avec un système ERP standard. »

Enfin, Truls se montre également très positif quant à la collaboration avec BrightAnalytics. « Ils me poussent à réfléchir à de nouvelles possibilités, et en retour, je les incite à affiner davantage le système. Ils répondent rapidement à ces demandes. Et chaque fois qu’un problème est survenu avec le système, il a toujours été résolu très rapidement. Un excellent service client », conclut-il.