« Nous n'étions pas simplement une autre vente pour BrightAnalytics. L'équipe démontre son engagement, s'assurant que nous utilisons efficacement l'outil. »

Extrêmement satisfait du système et du support

Que faites-vous en tant que directeur financier lorsque votre entreprise entre soudainement dans une phase de croissance accélérée et qu’il y a un besoin accru d’efficacité, de facilité et de rapidité dans les rapports financiers ? C’est ce qui est arrivé à l’entreprise suédoise Helio, qui propose des espaces de co-working dans divers endroits en Suède. Aujourd’hui, non seulement la directrice financière Eva-Karin Byström utilise BrightAnalytics quotidiennement, mais tous les gestionnaires de site des 12 espaces de co-working Helio travaillent également avec cet outil. Et cela porte ses fruits.

Lorsque la pandémie de COVID-19 a éclaté, la croissance de l’entreprise suédoise Helio s’est soudainement accélérée. De nombreuses opportunités se sont présentées pour ouvrir de nouveaux sites, conduisant l’entreprise à passer de six espaces de co-working en 2020 à douze en 2022, dont onze à Stockholm et un à Malmö. « Cela a créé le besoin de mener des analyses financières plus nombreuses et plus approfondies pour notre groupe et les sociétés sous-jacentes, » déclare Eva-Karin Byström, qui n’était pas encore directrice financière de l’entreprise à l’époque. « Jusqu’alors, nous utilisions notre logiciel de comptabilité pour les rapports financiers, puis nous travaillions avec des feuilles Excel mises à jour manuellement. Prendre des décisions basées sur les chiffres représentait une quantité énorme de travail, et cela devait changer. »

Transition en douceur

Helio a comparé différentes solutions et a finalement opté pour BrightAnalytics. « Notre objectif principal était de trouver un outil qui puisse être utilisé par tous à différents niveaux, du directeur financier aux gestionnaires de site sur tous nos emplacements, » poursuit Eva-Karin. « Notre cabinet comptable externe a suggéré d’explorer BrightAnalytics. Ils en avaient pris connaissance par le biais d’un autre client et étaient donc familiarisés avec la plateforme et son environnement. Pour nous, il était important que la transition de notre ancienne méthode de travail vers la nouvelle solution se fasse en douceur. Lorsque notre cabinet comptable nous a assuré que cela serait certainement réalisable avec BrightAnalytics, cela a facilité notre décision. »

La décision de collaborer avec BrightAnalytics a été prise avant qu’Eva-Karin elle-même ne rejoigne l’entreprise en tant que directrice financière. Cependant, cela n’atténue pas son enthousiasme : le logiciel est ouvert sur son ordinateur chaque jour. “C’était un nouveau système pour moi, et j’étais quelque peu inquiète en commençant que cela prenne du temps pour m’y habituer,” dit-elle. L’expérience avec BrightAnalytics s’est avérée tout à fait différente. Après le départ de mon prédécesseur, il y avait eu un directeur financier intérimaire temporaire qui n’avait pas pu faire de l’implémentation de BrightAnalytics une priorité absolue. L’une de mes premières tâches a été de faire le mapping pour le bilan et le compte de résultat, et de mettre en place une structure. J’ai réussi à le faire étonnamment rapidement, et l’implémentation s’est déroulée très facilement. “J’ai presque immédiatement compris comment utiliser BrightAnalytics pour fournir à notre PDG et à notre directeur des opérations des analyses financières précises sur une base mensuelle.”

Du budget au suivi quotidien

Actuellement, elle utilise principalement BrightAnalytics pour les rapports financiers et les clôtures mensuelles : « Je l’utilise quotidiennement pour gérer les progrès, faire des comparaisons avec le budget et les périodes précédentes, et pour suivre à la fois les revenus et les dépenses. Mais nous utilisons également l’outil pour préparer le budget. L’avantage est que ce système nous permet d’obtenir rapidement et facilement une vue d’ensemble de toutes les entreprises. Ce n’est pas une mince affaire lorsque vous avez un total de quatorze entreprises dans un groupe. Je ne peux pas constamment surveiller chaque entreprise. Grâce à ce logiciel, je peux choisir soit d’approfondir les chiffres d’une entreprise, soit de voir la situation globale au niveau du groupe. »

Les transactions interentreprises font également partie du processus. « C’était la partie la plus difficile lorsque j’ai commencé : comment configurer cela dans la plateforme BrightAnalytics ? Mais après les avoir contactés, ils ont été très serviables et m’ont aidée à comprendre et à gérer cet aspect du logiciel pour notre compte de résultat. » C’est caractéristique de leur approche : « Ils répondent très rapidement s’il y a un problème, » dit Eva-Karin. « Ils me font sentir importante en tant que cliente, et c’est très agréable. Ils écoutent vraiment ce dont j’ai besoin et sont très orientés vers les solutions. Cela leur permet de grandir avec nous. À mesure que nous évoluons en tant qu’entreprise, nous commençons maintenant à ajouter plus d’applications : comme l’application de Contrôle, la Prévision de trésorerie, et Clients & Fournisseurs. »

Décisions étayées

Les gestionnaires de site dans les différents emplacements utilisent également activement BrightAnalytics. « Ils sont responsables des opérations quotidiennes de leur emplacement, du suivi financier et de la gestion du personnel. Nous les rencontrons chaque mois à cet effet. Lors de ces réunions, ils présentent les résultats dans BrightAnalytics et les comparent au budget. Ils peuvent également suivre l’évolution des revenus, la facturation et s’assurer que toutes les dépenses sont comptabilisées. C’est un outil important pour eux car ils sont responsables de leur budget et de leurs résultats. Ils me disent toujours que BrightAnalytics est facile à utiliser, et c’est crucial, sinon ils ne l’utiliseraient pas, » ajoute Eva-Karin.

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Enfin, elle mentionne qu’il est très facile d’ajouter des espaces de coworking supplémentaires au groupe Helio en termes de reporting. « Depuis que nous avons commencé à travailler ensemble, nous avons ajouté environ trois entreprises. Il suffit d’envoyer un courriel à l’équipe de support de BrightAnalytics pour les informer que nous ajoutons une nouvelle entreprise et quand nous souhaitons qu’elle soit incluse dans le reporting. Après la mise en œuvre par BrightAnalytics, tout ce que j’ai à faire est de configurer le mapping pour le compte de résultat et le bilan, puis de copier le mapping. Cela se passe incroyablement bien. »

Eva-Karin recommande fréquemment le logiciel à ses collègues directeurs financiers qui recherchent un outil de reporting. “BrightAnalytics me soutient véritablement dans mon travail quotidien. Il existe de nombreux systèmes différents pour la finance et l’analyse sur le marché, mais je recommande toujours ce logiciel à mes collègues dans le secteur. Je leur dis systématiquement que nous sommes très satisfaits, tant du système que du support qui l’accompagne. Je ne suis pas simplement une autre « vente » pour eux. L’équipe montre qu’elle est engagée et qu’elle veut que nous utilisions réellement bien l’outil.”