Peut-être qu'à l'avenir nous acquerrons des entreprises avec d'autres progiciels comptables. Nous savons maintenant que nous pourrons les connecter facilement à notre outil de reporting.

Solution à l’épreuve du futur qui évolue avec vous

Lorsque l’entreprise suédoise MIAB, spécialisée dans le nettoyage et la gestion des installations, a acquis la société finlandaise N-Clean il y a quelques années, elle s’est soudainement trouvée confrontée à un défi en matière de reporting : comment l’organisation parviendrait-elle à établir un reporting uniforme et consolidé pour tous les sites de manière efficace ? Ils ont brièvement envisagé d’utiliser le même logiciel de comptabilité dans les deux pays, mais cela s’est avéré beaucoup plus complexe que la mise en œuvre de BrightAnalytics.

“Tout a commencé lorsque MIAB a racheté N-Clean en 2019”, commence Marko Nikodijevic, Directeur Financier. “Jusqu’alors, notre entreprise n’opérait qu’en Suède. Après l’acquisition, il est rapidement devenu évident que nous avions besoin d’un reporting à l’échelle du groupe. Initialement, nous nous sommes débrouillés avec Excel. Les deux pays utilisaient des logiciels de comptabilité différents : MIAB avait implémenté Visma Business, tandis que N-Clean utilisait le logiciel finlandais Sonet. Nous extrayions des rapports des deux systèmes pour chaque pays et les intégrions dans Excel dans une tentative de consolider toutes les données en un seul rapport pour la réunion du conseil d’administration.”

Mais en fin de compte, l’entreprise devait toujours revenir à des rapports séparés pour chaque pays, comme il s’est avéré. “Chaque fois qu’une question surgissait nécessitant d’approfondir les détails, nous devions recourir aux logiciels de comptabilité individuels”, poursuit Marko. “Travailler avec deux systèmes et deux types de reporting rendait la tâche difficile pour toutes les personnes impliquées. De plus, le transfert manuel des données était extrêmement chronophage.”

Largement supérieur

Initialement, MIAB envisageait de faire passer les succursales finlandaises au logiciel de comptabilité utilisé en Suède. « Mais changer de logiciel de comptabilité était fastidieux : cela signifierait qu’ils devraient également modifier leurs pratiques et leurs processus. De plus, cela impliquait un coût de mise en œuvre significatif. »

MIAB a décidé d’adopter une approche différente et de rechercher une solution plus intelligente. « Nous voulions un outil qui nous aiderait à analyser les chiffres à différents niveaux : pour le groupe, les entreprises individuelles, ainsi qu’au niveau des unités et des clients. Le logiciel devait nous soutenir en termes de compte de résultat, bilan, prévisions, budgétisation et gestion de trésorerie. Dans un premier temps, nous avons comparé environ cinq fournisseurs. Nous ne connaissions pas BrightAnalytics à ce moment-là. Finalement, nous n’avons pas pu parvenir à un consensus, nous avons donc décidé de mettre le projet en pause. Lorsque nous l’avons repris après l’été, j’avais fait connaissance avec BrightAnalytics. Nous les avons donc ajoutés aux fournisseurs que nous comparions. Et il s’est avéré que BrightAnalytics se démarquait nettement des autres. De nombreux logiciels n’étaient pas aussi complets que cette solution. Cela a rendu la décision facile. »

Gagnant-gagnant

Aujourd’hui, deux ans plus tard, BrightAnalytics est largement utilisé dans l’entreprise, à la grande satisfaction de Marko et des autres utilisateurs, comme il l’explique. « BrightAnalytics s’est facilement connecté à la fois à Visma Business et à Sonet. Cela a permis à nos employés de continuer à travailler comme ils en avaient l’habitude. Un gagnant-gagnant ! »

Il trouve également avantageux qu’ils puissent créer des analyses et des rapports beaucoup plus approfondis dans BrightAnalytics que dans les logiciels supplémentaires. « Les fonctionnalités d’un logiciel de comptabilité sont assez superficielles en matière de reporting : il s’agit généralement de rapports standard sans consolidation au niveau du groupe ni élimination des transactions intra-groupe. Très basique, en d’autres termes. BrightAnalytics nous fournit des aperçus de divers rapports et analyses dans le cadre du reporting de gestion, y compris le compte de résultat, le bilan, les ratios et le flux de trésorerie. Et la connexion via un API a été très fluide, ce qui rend la solution à l’épreuve du futur : en tant qu’entreprise, nous cherchons toujours à acquérir des sociétés au Danemark, en Norvège ou ailleurs en Europe. Nous pourrions acquérir des entreprises utilisant différents logiciels de comptabilité à l’avenir. Nous savons maintenant que nous pourrons facilement les connecter à notre outil de reporting. »

Également pour les profils non financiers

Aujourd’hui, environ 50 utilisateurs dans toute l’entreprise ont un accès direct au système : du conseil d’administration aux équipes de direction dans les deux pays, en passant par les directeurs de service. « Ces utilisateurs peuvent facilement suivre les chiffres eux-mêmes, chacun avec son propre profil spécifique qui donne accès à certaines données. C’est également une caractéristique très importante, car le système contient des informations sensibles, telles que les données salariales, que tout le monde n’est pas autorisé à voir. »

Nombre d’utilisateurs ont des profils non financiers, mais même ceux-ci ont rapidement maîtrisé le système, affirme Marko. « Par exemple, nos responsables de service traitent habituellement avec les clients, et non avec les données. Ils ne sont pas toujours enclins à apprendre un nouveau système informatique, mais l’apprentissage de BrightAnalytics a été un jeu d’enfant pour eux. Ils me disent toujours à quel point ils le trouvent facile et combien l’outil apporte de clarté. » Pour Marko lui-même en tant que Directeur Financier, et pour son équipe de comptables et de contrôleurs qui travaillent quotidiennement avec BrightAnalytics, le système est d’un grand soutien. « Pour nos contrôleurs, c’est un avantage qu’ils puissent manipuler les données, les visualiser sous différentes perspectives, et approfondir les détails dont ils ont besoin. De plus, nous avons la capacité d’éliminer les transactions interentreprises et de consolider. Nous utilisons également maintenant les modules de budget et de prévision. »

Tout et davantage

En outre, Marko envisage si l’entreprise peut également mettre en œuvre l’application de Contrôle et le module opérationnel. « De nombreuses personnes dans l’organisation demandent plus de données et de rapports de notre système CRM et souhaitent les combiner avec le reporting de gestion. Nous explorons également la possibilité de relier nos nouveaux systèmes RH avec le module opérationnel. En fait, dans presque chaque conversation avec notre directeur informatique, qui est très positif à l’égard de BrightAnalytics, nous discutons de la possibilité de relier un autre système au logiciel. Nous sommes familiers avec l’application, et elle nous offre tout et davantage. Avec 80% de nos données déjà dans BrightAnalytics, pourquoi ne pas ajouter CRM et les RH ? De cette façon, nous avons toutes les données et les rapports en un seul endroit et pouvons parler le même langage dans tous les rapports. De plus, nous pouvons compter sur un excellent service. L’équipe de support de BrightAnalytics est très réactive et toujours ouverte aux nouvelles possibilités et suggestions. Chaque fois que je pose une question ou fais une proposition, ils sont réceptifs. Naturellement, je recommande régulièrement cet outil à mes contacts. »