"Grâce aux alertes du bilan de santé tous les matins, nous savons quand une mise à jour de la cartographie est nécessaire. Cela nous permet d'avoir l'esprit tranquille : nous pouvons toujours nous fier aux chiffres.

-James Parsons, chef du service financier
"BrightAnalytics est un outil incroyablement convivial et précieux, dont l'interface est bien plus attrayante que l'aspect désuet de SAP."
- James Parsons, chef du service financier

Connectors in use

Modules in use

Quittez Excel, entrez dans l’efficacité

Lorsque la brasserie artisanale danoise To Øl a investi pour la première fois dans un outil de reporting financier, celui-ci n’a finalement pas répondu aux exigences. Le logiciel a été rapidement mis de côté et l’entreprise est revenue à… ses feuilles de calcul Excel bien connues. Mais ce n’était pas vraiment réalisable, avec cinq sociétés et de nombreuses transactions interentreprises. Depuis octobre 2022, ils utilisent BrightAnalytics. Il s’avère que cela a fait toute la différence.

Avant même que James Parsons, responsable des finances, ne rejoigne To Øl, l’entreprise était déjà à la recherche d’un logiciel de reporting financier. “Comme notre entreprise compte au total cinq filiales, nous avions besoin d’un outil qui nous permette d’éliminer les transactions intersociétés“, explique James. “Il y a beaucoup de ventes qui vont et viennent entre notre site de production à Svinninge et le bar de notre brasserie à Copenhague. En outre, notre budget est plus détaillé que jamais. C’est pourquoi nous avons également cherché une solution qui nous permette de comparer mensuellement le budget à la réalité au niveau des centres de coûts“.

Auparavant, ce travail était effectué à l’aide de feuilles de calcul Excel, ce qui prenait beaucoup de temps et augmentait le risque d’erreurs. “Par exemple, lorsque vous créiez un nouveau compte, vous deviez vous rappeler de l’ajouter manuellement au modèle Excel”, explique James. “Il n’y avait pas de notification pour vous le rappeler, si bien qu’on l’oubliait parfois, et il fallait du temps pour comprendre pourquoi certaines choses ne s’additionnaient pas”.

Sur les conseils de consultants externes, To Øl a d’abord opté pour un logiciel de reporting différent de BrightAnalytics, mais qui ne répondait pas à ses besoins, selon James. “Nous n’avons pas été impressionnés par la convivialité de ce système et les fonctionnalités étaient insuffisantes. Cela signifie que nous n’avons pratiquement pas utilisé l’outil et que nous sommes rapidement revenus à des feuilles Excel manuelles qui nécessitaient des mises à jour mensuelles et l’élimination manuelle des transactions interentreprises, feuille par feuille, pour cinq sociétés. C’était une tâche qui prenait énormément de temps”.

Une décision facile à prendre

La première tâche de James au sein de l’entreprise a été de trouver une meilleure solution. “Notre directeur financier connaissait déjà BrightAnalytics : il l’avait découvert quelques années auparavant. Il m’a demandé de le comparer avec quelques autres fournisseurs. J’ai fait quelques recherches et j’ai passé quelques coups de fil, mais il est vite apparu qu’il y avait toujours une raison pour laquelle les autres outils ne répondaient pas à nos besoins. L’un d’eux ne nous permettait pas d’éliminer suffisamment les transactions interentreprises et l’autre n’offrait aucune possibilité d’intégration avec SAP. Ce dernier point était crucial pour nous, car nous voulions avoir une idée de l’évolution des recettes à tout moment. De plus, ces outils étaient souvent plus chers, alors que BrightAnalytics offre des fonctionnalités supplémentaires à un prix compétitif.

Pour To Øl, le fait de pouvoir établir un budget et de créer une analyse budget-réalité dans BrightAnalytics a été un atout supplémentaire. “Nous utilisions le module budgétaire de SAP pour cela, mais il n’était pas facile à utiliser pour nous “, explique James. “Nous voulions établir un budget sur une base mensuelle et au niveau du centre de coûts. BrightAnalytics pouvait le faire, et c’était un atout pour nous. Dans l’ensemble, la décision a été très facile à prendre”.

La confiance dans les chiffres

Le contrat avec BrightAnalytics a été signé en octobre 2022, et un mois plus tard, tout était déjà opérationnel. De son côté, To Øl utilise la plateforme pour l’analyse financière et le reporting, la budgétisation, les éliminations inter-compagnies et les examens filtrés par centre de coûts. Ils apprécient le fait que dans les rapports financiers, ils peuvent fixer différents ratios. En outre, ils disposent de tableaux de bord qui fournissent des informations sur les stocks, les ventes, les factures en suspens et le cycle de conversion des liquidités. Mais dans l’ensemble, ils sont enthousiasmés par le système : “C’est un outil très convivial et utile, dont l’interface est beaucoup plus attrayante que celle de SAP, qui date des années 80”, poursuit James. “Grâce aux alertes du bilan de santé tous les matins, nous savons quand une mise à jour de la cartographie est nécessaire. Cela nous permet d’avoir l’esprit tranquille : nous pouvons toujours nous fier aux chiffres.

Rapidement opérationnel

Les dix à quinze responsables de centres de coûts de To Øl, chacun responsable de son budget, ont un accès direct au système, ce qui leur permet de contrôler et de comparer les chiffres avec leurs budgets sur une base mensuelle. “Il s’agit de personnes issues du marketing, des ventes et même de nos brasseurs. Ils n’ont pas l’habitude d’utiliser des systèmes financiers et de consolidation, mais ils peuvent naviguer facilement dans le logiciel et s’y adapter rapidement. D’un simple clic, ils peuvent également consulter les détails des transactions, ce qui est très pratique pour effectuer des révisions. Ils utilisent généralement l’outil vers la fin de chaque mois et de chaque trimestre, tandis que nos collègues des finances l’utilisent quotidiennement”.

Enfin, James mentionne l’excellence de la collaboration et du service : “Notre gestionnaire de compte est notre premier point de contact et répond toujours rapidement. Les questions plus techniques sont transmises à un expert technique, qui fournit également des réponses rapides. Il n’y a jamais eu de question ou de problème qui n’ait pas été résolu rapidement et avec compétence”, conclut James.

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Les avantages de BrightAnalytics selon “To øl” :

  • Visibilité instantanée sur l’évolution des revenus
  • Capacité à effectuer des examens de la comptabilité budgétaire et de la comptabilité réelle
  • Prix compétitif Grande facilité d’utilisation
  • Interface visuellement attrayante
  • Accès aux détails de la transaction en un seul clic
  • Un service rapide et professionnel

Vous vous demandez ce que BrightAnalytics peut faire pour vous ?

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À propos de To øl

La brasserie artisanale danoise To Øl a pour mission de rendre différents types de boissons de qualité abordables et accessibles au grand public. Cela signifie qu’ils ne brassent pas seulement leur propre bière dans ce qu’ils appellent To Øl City, une installation de production située à Svinninge, au Danemark, mais qu’ils accueillent également des producteurs de kombucha, de cidre et de tempeh, entre autres. Avec plus de 100 employés répartis dans cinq filiales, il est essentiel de disposer d’un outil de reporting financier fiable. Après quelques détours, To Øl a trouvé la solution idéale avec BrightAnalytics.