Nos rapports Excel sont devenus de plus en plus encombrés et compliqués. Cette situation est devenue intenable.

Toujours un résultat consolidé immédiat

Lorsque vous opérez à l’échelle internationale et que vous possédez quatre sociétés dans quatre pays, la comptabilité et les rapports ne sont pas plus faciles à établir. Vincent Logistics a également été confronté à ce défi. Lorsque les besoins de l’entreprise en matière de rapports ont dépassé le cadre d’Excel, elle a opté pour BrightAnalytics. Aujourd’hui, il suffit d’un clic de souris pour obtenir les derniers chiffres consolidés. Et ce, à partir de quatre logiciels comptables et à trois niveaux.

« Vincent Logistics est une entreprise de logistique et de transport qui possède des entités en Belgique, au Luxembourg, aux Pays-Bas et en Slovaquie », commence Caroline Vergotte. Avec son mari, elle dirige Vincent Logistics. « Nous voulons pouvoir suivre de près les performances de nos entreprises. Mais c’est loin d’être simple : non seulement nous travaillons avec des données provenant de quatre logiciels comptables différents, mais chaque pays a également ses propres lois comptables. De plus, nous voulons pouvoir filtrer facilement les transactions interentreprises dans les données ».

Jusqu’à récemment, Vincent Logistics utilisait Excel à cette fin. « Cependant, nos rapports sont devenus de plus en plus confus et compliqués, avec des paramètres provenant de toutes sortes de directions et des formules extrêmement sensibles et complexes. Cette situation est progressivement devenue intenable. En outre, les transactions interentreprises devaient être retirées manuellement des chiffres, ce qui ne fonctionnait pas toujours. Il n’y avait donc pas de résultat consolidé complet et correct. Nous devions donc toujours interpréter les chiffres avec prudence et nous ne pouvions jamais nous y fier à 100 %.

Imputation automatique des coûts sur mesure

Vincent Logistics s’est mis à la recherche d’un outil qui pourrait le soulager. C’est la banque de l’entreprise qui, à un moment donné, lui a conseillé de s’asseoir avec BrightAnalytics. « À l’époque, j’avais déjà étudié un certain nombre d’outils possibles, mais je n’avais pas encore trouvé la bonne solution pour notre entreprise », explique Caroline. « Soit ils étaient trop grands et donc trop chers pour nous en tant que PME, soit ils ne pouvaient pas répondre à notre demande de consolidation directe. Après avoir rencontré BrightAnalytics et vu la démonstration de l’outil, nous avons trouvé ce que nous cherchions.

Christine Bronckart, comptable, se joint à elle : « Ce qui m’a tout de suite frappée, c’est qu’il s’agissait d’une solution très visuelle et graphique. De plus, nous pouvions configurer BrightAnalytics en fonction de nos besoins. Après tout, nous avons trois niveaux d’analyse dans notre comptabilité : nous voulons pouvoir analyser les données en fonction de notre flotte, des catégories de transport et des carburants. Nos rapports devaient correspondre à ce que nous faisions jusqu’alors dans Excel, mais de manière plus simple, plus rapide et sans erreur. Finalement, BrightAnalytics a recréé dans l’outil notre compte de résultat à partir d’Excel. Y compris une répartition automatique des coûts personnalisée pour les coûts qui ne peuvent pas être attribués à une rubrique.

Définir soi-même des ratios supplémentaires

Pour Christoph Mennicken, chef de projet informatique, qui a participé à l’analyse et à la cartographie préparatoires, la facilité d’utilisation de BrightAnalytics est également remarquable. « L’outil est très intuitif. De plus, nous pouvons cliquer jusqu’au moindre détail. Jusqu’à la facture scannée ! Il est facile et rapide de comparer les chiffres du budget avec les performances actuelles. Et nous pouvons exclure les factures intersociétés d’un simple clic. Quant à la fonction de commentaire, elle permet aux comptables d’expliquer les chiffres saillants à la direction dans le cadre du rapport mensuel. Pratique ! »

Il considère également comme un atout important le fait qu’après une demi-journée de formation chez BrightAnalytics, il puisse définir et créer lui-même des ratios supplémentaires que l’entreprise souhaite suivre. « Cela nous permet de suivre de près les questions les plus pertinentes pour notre activité. À cause de Covid-19, par exemple, il y a des paramètres auxquels nous devons prêter plus d’attention que d’habitude. Nous les obtenons très facilement à l’écran, sans devoir faire appel à un programmeur externe. Et en cas de questions ou de problèmes, BrightAnalytics nous aide davantage. Ils sont très réactifs, très dynamiques et ont toujours trouvé une solution jusqu’à présent. En d’autres termes, une collaboration réussie !

Le conseil de Caroline Vergotte, directrice financière, pour ceux qui envisagent un projet similaire :

« Préparez bien l’introduction d’un outil de reporting : que voulez-vous obtenir de l’outil ? Comment introduire dans l’outil les informations provenant de différents logiciels comptables ? Et comment construire vos rapports de manière cohérente et logique ? Cela prend du temps. Ne le faites pas rapidement, mais avec toute la diligence requise. BrightAnalytics pourra alors agir rapidement et votre solution sera opérationnelle en un rien de temps.