En matière de logiciels, on promet souvent beaucoup, mais on ne tient pas grand-chose. Mais chez BrightAnalytics, c'était tout sauf le cas.

Un logiciel à la hauteur des attentes

De nombreuses entreprises utilisent Excel pour leurs rapports financiers. Mais au bout d’un certain temps, elles trouvent que cette méthode n’est pas assez flexible et qu’elle demande beaucoup trop de travail. Il en va de même pour le groupe Euroglas DL de Bornem, qui travaille avec BrightAnalytics depuis le début de l’année 2020. « Un investissement qui a déjà été plus que rentabilisé », nous dit Stefan Inslegers, notre directeur financier.

« Lorsque j’ai rejoint le groupe Euroglas DL en octobre 2019, les rapports étaient entièrement réalisés sous Excel », explique Stefan. « En termes de forme, il répondait à nos besoins. Mais le processus d’établissement des rapports était très laborieux : il impliquait beaucoup de travail manuel. De plus, il était difficile de modifier le format du rapport ou d’examiner les chiffres d’une manière différente. Nous nous sommes donc mis à la recherche d’un outil professionnel.

Il a étudié le marché et est rapidement tombé sur BrightAnalytics. « Lors d’un précédent emploi dans le secteur de l’imprimerie, j’avais déjà eu l’occasion de découvrir l’outil et je n’avais eu que des expériences positives. Je n’ai donc pas réfléchi longtemps avant de choisir BrightAnalytics : je le connaissais et j’avais confiance. Le fait que le fonds d’investissement dont nous faisons partie soit également fan de l’outil a été un atout supplémentaire. Il possède plusieurs participations qui travaillent avec BrightAnalytics. Pour eux, bien sûr, c’est aussi une bonne chose qu’ils utilisent tous le même reporting.

Opérationnel à un mois et demi

Les employés d’Euroglas DL appelés à utiliser le nouvel outil étaient au départ quelque peu sceptiques à l’égard de l’idée. « Bien sûr, le changement n’est jamais facile », déclare Stefan. « En outre, lorsqu’il s’agit de logiciels, on promet souvent beaucoup, mais on ne tient pas ses promesses. Chez BrightAnalytics, cependant, c’était tout sauf le cas. La mise en œuvre est très proche de la solution telle qu’elle nous a été vendue. En fait, la mise en œuvre s’est déroulée beaucoup plus facilement que je ne l’avais prévu. Il nous a suffi de faire le lien entre les comptes généraux de la comptabilité et les lignes de reporting de BrightAnalytics.

En outre, le format de notre rapport précédent a été adopté à 95 %. J’avais prévu un processus de plusieurs mois, mais après seulement un mois et demi, nous avons reçu notre premier rapport. Notre personnel a donc été rapidement enthousiaste ».

Aujourd’hui, outre Stefan, le PDG, deux employés de la comptabilité et les trois directeurs d’usine travaillent également avec BrightAnalytics. Tout le monde a accès aux mêmes données, bien que l’accès des directeurs d’usine soit limité à leur propre site. « Pour eux comme pour nous, c’est un grand pas en avant. Auparavant, ils recevaient une page statique et visuelle dans Excel qu’ils ne pouvaient pas manipuler. Aujourd’hui, lorsque nous nous réunissons pour notre réunion mensuelle, nous pouvons nous plonger ensemble dans les détails des chiffres. Jusqu’au niveau de la facture ou dans les détails d’une entrée. En outre, nous pouvons également déduire de l’analyse du rapport les aspects des coûts qu’il est préférable d’analyser plus en profondeur ».

Investissement ainsi récupéré

Selon Stefan, l’investissement dans le paquet est donc rapidement rentabilisé. « D’une part, parce que vous remplacez votre saisie manuelle dans une feuille non automatisée par un rapport automatique et professionnel et, d’autre part, parce que vous pouvez mieux analyser certains coûts, en déduire des points d’action et, en fin de compte, réaliser des économies.

Le fait que nous puissions rechercher des données dans BrightAnalytics plus facilement que dans notre progiciel de comptabilité Navision – qui est en fait un progiciel de gestion intégré – offre une facilité d’utilisation supplémentaire ». Il a donc la ferme intention d’utiliser les capacités de BrightAnalytics en plus des rapports financiers actuels au niveau de l’entreprise et du groupe, afin d’améliorer encore l’efficacité du groupe. La prochaine étape consistera à consolider automatiquement les chiffres, car aujourd’hui, il filtre encore manuellement les transactions intersociétés. À suivre, sans aucun doute.

Le conseil de Stefan pour ceux qui envisagent un projet similaire :

« Il est utile d’avoir déjà un modèle de rapport en place avant de mettre en œuvre BrightAnalytics. De cette façon, vous savez parfaitement à quoi doit ressembler votre nouveau rapport et ce que vous voulez pouvoir rapporter. »