Le temps que nous consacrions auparavant à la préparation des chiffres est désormais consacré à l'analyse et à la vérification.

Tous les chiffres importants en un coup d’œil

Parfois, les entreprises ne recherchent pas tant un outil de reporting financier lorsqu’elles s’adressent à BrightAnalytics, mais une approche plus efficace de leur reporting opérationnel. Il en va de même pour le spécialiste du porc de Flandre occidentale, le Belgian Pork Group (Westvlees). Et pourtant, l’entreprise a fini par s’associer à nous pour – vous l’avez deviné – ses rapports comptables.

« Ces dernières années, le Groupement belge du porc a connu une forte croissance, notamment grâce à plusieurs acquisitions », explique Tine Forret, responsable de la comptabilité et de la fiscalité. « Nous en étions déjà au point où toutes nos entreprises travaillaient avec le même logiciel de comptabilité, mais nous n’avons pas pu le faire. Pour les rapports opérationnels, nous utilisions encore Excel. Il nous a donc fallu beaucoup de temps pour préparer les chiffres. De plus, si un chiffre doit être ajusté, cela a des conséquences importantes. Nous avons donc cherché un outil qui nous permettrait de voir à la fois le rapport global et les petits détails ».

Livré prêt à l’emploi

Le Groupement belge du porc souhaitait non seulement pouvoir comparer le budget avec les chiffres réels, mais aussi gérer ce que l’on appelle le « compte hebdomadaire interne ». Le contrôleur Joeri Vandewaetere explique :« Comme le prix du porc fluctue d’une semaine à l’autre, nous voulons suivre notre résultat sur une base hebdomadaire. Nous facturons donc nos ventes chaque semaine et constituons une provision pour nos achats sur la base de la réception des factures que nous recevrons. Nous additionnons les différents comptes hebdomadaires en un compte mensuel, que nous comparons avec la clôture des comptes. Jusqu’à récemment, tout cela se faisait sous Excel ».

Finalement, le directeur financier du Belgian Pork Group a orienté Tine et Joeri vers BrightAnalytics. Il avait découvert le logiciel de reporting de gestion lors d’un événement et avait été immédiatement enthousiasmé. « Lorsque BrightAnalytics est venu se présenter à nous peu de temps après, nous avons constaté que leur solution était beaucoup plus centrée sur la comptabilité que nous ne le pensions au départ », poursuit Tine. « Après réflexion, il s’est avéré que c’était exactement la raison pour laquelle nous pouvions utiliser le logiciel. De plus, il nous permettait de recréer nos rapports hebdomadaires de manière personnalisée, ce qui nous facilitait grandement la tâche, étant donné qu’ils étaient beaucoup trop complexes dans Excel« .

Peu de temps après, le Groupement porcin belge a pu se mettre au travail. « Les représentants de BrightAnalytics sont venus une première fois pour faire connaissance, une deuxième fois pour discuter de ce que nous voulions exactement, et environ un mois plus tard, la solution a été livrée prête à l’emploi. La plateforme financière était donc opérationnelle dès le premier jour », explique Joeri. « Et cela en parfaite adéquation avec nos besoins, tant au niveau de la structure que de l’aspect visuel. Nous pouvons maintenant visualiser les chiffres totaux ainsi que ceux par entreprise, par type de coût ou par département. Même au niveau de la facture. Nos rapports hebdomadaires sont pré-mâchés par le système et nous montrent en un coup d’œil tout ce que nous voulons voir ».

Plus de temps pour le suivi et l’analyse

Le gain de temps est énorme, cela va sans dire. « Le temps que nous consacrions auparavant à la préparation des chiffres, nous l’utilisons désormais pour effectuer un contrôle comptable analytique efficace », explique Tine. « De plus, les différents responsables peuvent désormais cliquer eux-mêmes sur les détails, ce qui leur permet non seulement de mieux préparer les discussions, mais aussi d’effectuer leurs propres analyses. Nous trouvons également que les graphiques et les tableaux de bord sont utiles. À l’avenir, nous aimerions les adapter à l’utilisateur. Parce qu’un PDG et un directeur financier veulent naturellement voir des données différentes. Heureusement, les gens de BrightAnalytics répondent immédiatement à nos questions : nous obtenons des réponses le jour même, et souvent même une solution déjà en place ».

Bien que l’outil ait été mis en œuvre au sein du Belgian Pork Group depuis le début de l’année 2020, l’entreprise elle-même déclare qu’elle est encore en train de déployer BrightAnalytics à grande échelle au sein de l’entreprise. « Outre notre PDG et notre directeur financier, la comptabilité et le contrôle de gestion utilisent également la plateforme », explique M. Tine. « Depuis peu, les responsables de production y ont également accès. Ils demandent déjà à cartographier également les coûts de maintenance. En outre, nous découvrons chaque jour de nouvelles possibilités de reporting. Nous n’avons donc certainement pas encore utilisé tout le potentiel de l’outil, et nous voulons en tirer encore plus à l’avenir que ce que nous faisons déjà.

Le conseil du Groupement belge du porc pour ceux qui envisagent un projet similaire :

« Une bonne préparation est essentielle : réfléchissez à l’avance au rapport qui rendrait le travail au sein de votre entreprise plus facile et plus efficace. Et définissez à l’avance les informations dont BrightAnalytics aura besoin pour réaliser ce rapport. De cette manière, la mise en œuvre ultérieure se déroulera d’autant plus facilement. »