10 conseils pour numériser votre département financier

10 conseils pour numériser votre département financier

À travers ce diagramme, nous aimerions vous donner un aperçu des éléments constitutifs qui aideront votre département financier à poursuivre sa numérisation.

1. Logiciel de comptabilité

La base d’un département financier est un logiciel comptable performant. La répartition analytique sur les centres de coûts et les unités de coûts est désormais une fonctionnalité standard. La capacité d’intégrer votre logiciel de comptabilité à d’autres outils est également importante. Les utilisateurs d’un système de financement en nuage bénéficient de mises à jour automatiques sans interruption de service. Un autre avantage réside dans les capacités d’intégration fiables, économiques et prêtes à l’emploi via l’API.

2. Intégration bancaire

Lecture quotidienne des relevés bancaires et démarque automatique obv. les communications structurées permettent de gagner beaucoup de temps dans la comptabilité quotidienne.

Les paiements générés par l’intermédiaire d’une intégration à partir de votre logiciel de comptabilité garantissent que les factures d’achat dans vos comptes sont immédiatement rapprochées.

3. Reconnaissance optique de caractères

La technologie OCR est utilisée sur les factures d’achat pour automatiser une grande partie de la saisie manuelle des données. Ces informations sont ensuite saisies dans l’application financière. Les systèmes intelligents utilisent même l’apprentissage automatique pour suggérer la réservation correcte. Gardez le principe de Pareto à l’esprit et, lors de la mise en œuvre de cette mesure, recherchez d’abord les 20 % de fournisseurs qui fournissent le plus grand volume de factures.

4. Facture électronique

Les factures électroniques (factures EDI) contiennent toutes les données sous forme d’informations structurées, de sorte que l’OCR n’est pas nécessaire. Les données sont immédiatement transmises pour enregistrement au système de gestion des flux de travail, au système ERP ou au système comptable. En outre, de nombreux contrôles automatiques supplémentaires sont possibles. Lors du choix de l’outil, voyez quels sont les liens préconfigurés existants et quels fournisseurs peuvent être activés facilement, rapidement, sans erreur et à moindre coût.

L’envoi de factures par voie numérique est plus rentable.

5. Gestion des frais de personnel

Des outils mobiles permettent à vos employés de prendre des photos de leurs déplacements et de leurs dépenses, par exemple. Leurs responsables peuvent alors les déclarer rapidement et facilement. Grâce à ces outils, le paiement des frais n’est plus une tâche manuelle au sein de votre service financier.

6. Flux de travail

Le flux de travail pour les factures d’achat ou les bons de commande garantit que les bonnes informations parviennent automatiquement à la bonne personne au sein de l’entreprise pour approbation. Lorsque les marchandises sont reçues, le coût est déjà visible dans le système comptable. Ensuite, si la facture reçue correspond au bon de commande, elle est automatiquement enregistrée dans la comptabilité. L’équipe financière n’intervient pas dans l’ensemble de ce processus.

7. Automatisation de la poursuite des dettes et de l’analyse des risques

Le suivi des factures en souffrance nécessite souvent une intervention humaine. Néanmoins, les rappels de paiement générés automatiquement, combinés à une évaluation du risque de paiement, peuvent vous aider à séparer le bon grain de l’ivraie.

8. Consolidation

De nombreuses écritures de consolidation peuvent être générées automatiquement. Pensez à comptabiliser les premiers écarts de consolidation (goodwill ou badwill), à éliminer les coûts et les produits inter-sociétés, les créances et les dettes …

En outre, le système peut vous aider à réconcilier les capitaux propres, à vérifier les intérêts des tiers, à calculer l’impôt différé…

9. Rapports à 360

En tant que DAF de nouvelle génération, vous vous intéressez avant tout à l’analyse et à l’obtention d’informations permettant d’améliorer les performances de l’entreprise. Si nous obtenons ces informations non seulement sur les données comptables, mais aussi en intégrant les données ERP, par exemple, nous obtenons une vue à 360° où toutes les informations commerciales et les indicateurs clés de performance sont centralisés. Grâce à la centralisation, l’ensemble de la direction parle le même langage. Cette plateforme de reporting avec « une seule version de la vérité » génère des rapports fixes et des tableaux de bord accessibles à toutes les parties prenantes dans le nuage.

10. Prévisions et planification des activités

La planification ne se limite pas à la préparation d’une feuille de calcul. Créez des scénarios commerciaux basés sur vos données financières et opérationnelles et visualisez l’impact sur la trésorerie de chaque cas.